会議で話しがそれるというのは、非常によくあることです。

話しがそれてしまったときに、もしくはそれそうになったときに、ビシッと本題に戻せたら。
本題に戻せて決めるべきこと決め、早く会議を終わらせられたら。
ダラダラと話を続けるのではなく、ギュッとしまった会議を実現できたら。

本題に戻すための手法をご紹介します。

「決めるべきことをホワイトボードに明示しておき、

話が逸れたときは『今日は、まずこれだけ決めましょう』と伝える」。


これです。
意外にこんなことができているチームって少ないんですよね。

とある事例で話しをしていきましょう。
ある町内会の会合でのことです。

話しは、今度の町内大運動会の中で行われる町内対抗リレーについて。

ある町内会の人から
「どうしても小学生の部で男子の三年生が集まらない。
女子の四年生ならいるが、女子の四年生を男子三年生の枠で走ってもらってもいいか？」と
いう話が挙がりました。

それに基づき、様々な意見が出されました。

Aさん：「そもそもなぜ年齢制限を設けているかというと～」

と、そもそも論の話が出てきたり。これは特に話が逸れているとは言えないでしょう。
そもそも論から意思決定に役立つ情報が出てくることもあります。

Bさん：「年齢制限を現行の1学年ずつでの区切りではなく、
　　　　1～2年、3～4年、5～6年と2学年ずつ幅を持たせてはどうか？」

こんな提案も出されました。

ここでこの提案についての議論をし始めてしまっては話しが逸れることになります。
ここは本題に戻す必要があります。

その時には、ホワイトボードに書いているテーマをリーダーが示しながら、
「アイデアありがとうございます。今日のところは、本年度の特例として、
このことを認めるかどうか検討しましょう」と伝えます。

このような提案ならまだ、話が大きく逸れていく感じはないかもしれません。
かなり話し合うべきテーマの範疇と言えます。
が、こんなケースです。


Cさん：「リレーで毎年、大人も子供も転ぶ人がいますよね。
　　　　あれ危ないんですよ。もう少し安全に走れるようにしないといけないのではないですか？」


こんな話が出てくることはよくあります。
こんな提案に引っ張られて、ではどうしたもっと安全に走られる、
なんてことが議論されるようになってしまったら、

完全に話が逸れたことになります。

こんな会議ではいくら時間があっても足りません。
ダラダラと時間ばかりが過ぎていく感がメンバーの間で募ってしまい、
モチベーションも下がってしまいます。

こんなときも、ホワイトボードに書いてあるテーマをリーダーもしくは議事進行役が示してください。

「女子の４年生が男子３年生枠では知る特例を認めるか？」

そしてこう伝えください。「今日のところは、まずこれについて答えを出しましょう」と。

なお、一つだけ注意が必要です。

話が逸れるきっかけになりそうな意見や発言をないがしろにしないということ。

事例で言えば、「学年の枠に幅を持たせては？」「安全に走れるようにするには？」。

これらをないがしろにしていると、今後意見がほしいときになかなかでなくなってしまいます。

なんでもいいから話をしてほしいと言われても却下される恐れが生じてしまいます。

ですから、ないがしろにせず、「今後の検討課題」として、

ホワイトボードの下のほうでも書いておいてください。

これだけで自分の意見がないがしろにされず尊重されたという安心感は得られます。

この安心感が会議の活性化、さらにはチームの活性化に必要なのです。