業務効率化をして、業務の時間を短縮する！

働き方改革が叫ばれる中、
まずはできることとして、改革と言わないまでも、
改善レベルで業務効率化・時間短縮・残業削減を
目指す組織は多いかと思います。


ただ、業務効率化を図る前に、
考えておかなければならないことがあります。

どんなことか？

「業務効率化を図り、時間を作ったら、
その作った時間で何をするか、を決めておく」

ってことです。


当たり前と言えば、当たり前ではあります。

が、整理整頓と一緒です。

整理すると言って、ムダなものを捨てたしても、
そのムダなものを捨てて空けた場所を
どう使うかを決めておかないと、
結局、また違うムダなもので、
その場所が埋め尽くされてしまうことになります。


ですので、業務効率化を図る前段階では、
次の思考プロセスが必要になるのです。


①やりたいと思っていて、
　なかなか思うように時間
　が取れていなことはなにか？

　※仕事でもプライベートでもOK


②それを行うとしたら、
　どれぐらいの時間がほしいか？

　※1日のうち何時間ぐらい？　
　　1週間のうち何時間ぐらい？


③それだけの時間を捻出するために、
　どの業務を、いつまでに、どのように
　効率化させるか？



これを明確にしておけると、
業務効率化活動の成果を測定することも
できるようになります。


やらなければと思いつつ、
なかなか手が付けられていないことは、概して、

「重要なことだけど緊急ではないこと」

です。


例えば、管理職の人で言えば、

「組織の将来のビジョンを考える」とか、

「外部環境・内部環境を分析する」

「お客様のニーズを調査し、分析する」

「人材育成のための計画を作る」

「人材育成のために部下との面談をする」

「組織風土を良くするための仕組みを作る」

「情報共有の仕組みを作る」

「自分自身のマネジメントを振り返る」

等など・・・


（プライベートで言えば、

健康維持・管理、知識の習得、資格の取得、
人間関係維持・管理、将来設計等

でしょうか）


現実は、こうした「重要だけど緊急ではないこと」が、
「重要かつ緊急なこと」もしくは、
「緊急ではあるけど重要ではないこと」、
「重要でも緊急でもないこと」
によってなかなか時間が取れていないことが多い。



業務効率化を図って、
「重要だけど緊急ではないこと」に
どれだけの時間が使えるようになったかを
活動の効果測定指標にするわけです。


私が、管理者の方々の教育を行う際、
このあたりを教育成果の評価指標にしています。


管理者教育の場合は、
部下の業務効率を高めるための支援が
できるようになってもらう必要があります。

ですので、部下に上記の①～③の思考プロセスを
踏ませる必要も出てきます。

このあたりの面談を行ってもらうことで、
面談力を鍛えていけるようにしています。


こうした管理者育成に興味がある方は、
是非、ご一報ください。

katsumi.ui.kpc@gmail.com

までご連絡いただけましたら幸いです。