先日、若手社員（入社10年弱）の方々に
業務改善の手法を身に付けてもらう
お手伝いをさせていただきました。

1日の中で、業務改善の手法を身に付けながら、
実際に自分自身の業務の改善を実施して
もらうという内容でした。


で、皆さん、必ずと言っていいほどあるんです、
日ごろの仕事をしながら、
「これってムダじゃないかなぁ」って
感じていることが・・・。


話を聞いてみると、

「えっ、本当にそんなことやっているんですか？
めちゃくちゃ無駄じゃないですか？
それ絶対に改善しましょうよ」

ってことが少なからずあります。


例えば・・・


「毎月の定例会議のために活動報告用資料を
作っているが、会議で報告しない内容まで
報告書に書いている」

とか

「営業会議で、営業所長が参加してきた
上層部の会議の報告がある。

議事録を書いているが、
営業所長からの報告内容まで議事録に
残すようになっている。

営業所長が参加した会議は
別途議事録ができているので、
重複した内容を議事録に残していることになる」

とか・・・


でも、こうしたムダを感じながらも、
それを言い出せないでいたりします。


「今までやっていることだし・・・」

「前任者もこのやりかただったから・・・」

「どうせ言っても変わらないし・・・」

と。


ムダを放置しておくと
やっぱり業務は非効率になりますし、

「何のためにこんなことやっているのかな」と

思いながらする業務は社員のモチベーションを
下げてしまいます。


ムダを省き、改善を進め、業務の効率化を
図るためには、こうしたムダと感じていることを
ちゃんと公式に言える場を作ることが求められます。


改善提案書を書くってことでもいいんでしょうけど、
ちゃんと部署のメンバーが一堂に会して、
「ムダ」と感じていること、感じたことを
伝え合う、そんな場を作れるといいです。


社員としても、自分のやっている仕事を
「ムダだと思うんでやめたいです」って
普段の業務の中で上司には言い出しにくいですしね。


そのような場を作り、
社員がムダと感じている業務を
少しずつでも改善していく。


ただ、そのときに思うのは、

「意思決定する人が
その場にいる必要がある」

ってことです。


社員が挙げたムダと感じていること全てを
改善していくことはなかなか難しい。

ですから、その中から優先順位を
付けて、取り組むものと保留のものを
区別する必要があります。

優先順を付けて、区分けしたあと、
何を改善するか、社員が考えた改善策で
進めるのかどうかを公式に意思決定できる人が、
その場にいると話は早いです。


先日の業務改善手法の教育の場でも、
若手社員として「ムダ」と思うことを
挙げて、改善策も考えてもらいました。


でも、残念ながら「この策で改善してみよう」って
意思決定できる人がその場にいなかったんです。

「持ち帰って、上司に相談してみます」で
その日は終わってしまいました。

もし、その場に「よし、その改善策でやってみよう」
と意思決定できる人がいると
業務改善はぐっと前に進められると思うのです。

「ムダ！」と言える公式の場を作り、
「これで行こう」と公式に意思決定する人が
決まっている、これが大事だろうと思います。


こうした業務改善の仕組みづくりに
興味がある方は、是非、ご一報ください。

katsumi.ui.kpc@gmail.com

までご連絡いただけましたら幸いです。