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blog/2018-12-21

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「なぜ?」ではなく「せっかく」で伝える

とある上司と部下の会話。

部下からの報告を聞いている場面です。
(前後の脈絡は置いといてください)

部下:今週発生した不良件数と内容を
   関係部署に伝えました。

上司:ありがとう。
   で、関係部署に伝えて、そのあと
   ちゃんとそれぞれの部署が動いてくれているか、
   確認してくれてる?

部下:いえ、それはできてません。

上司:なぜ、確認しないの?
   伝えるだけが○○さんの仕事じゃないでしょ。

   それぞれの部署が動きやすいようにフォローすること、
   動いてくれているかどうかちゃんと確認すること、
   それをやらなかったら仕事しているとは言えないよ。

   ちゃんと確認しておいてよ。

今年7月から今月までの半年間かけて、
私のとあるクライアントさん(製造業)で

「係長の問題解決力と面談力を高める」

ってことで支援をさせていただきました。

対象の係長さんは10名。

全員が全員、面談力が劇的に変わったかと
言われたら、それはなかなか難しいところですが、
みなさん、なんらかのレベルアップは
してもらえたと思います。

その中でもものすごく成長を
感じさせてくれる方がいらっしゃいました。

半年間の最終回で、
実際の部下と面談をしていただいたのですが、
冒頭の上司と部下の会話は、
実際には以下のように進めていただけました。

部下:今週発生した不良件数の報告と内容を
   関係部署に伝えました。

上司:ありがとう。
   で、関係部署に伝えて、そのあと
   ちゃんとそれぞれの部署が動いてくれているか、
   確認してくれてる?

部下:いえ、それはできてません。

上司:なるほど、確認まではできてないってことね。

   ○○さん、頑張って不良件数と内容をまとめて、
   報告してくれているよね。

   それだけでもすごいことだと思うんだけどさ、

   せっかく苦労して関係部署に伝えてくれてるんだから、
   それぞれの部署が動きやすいようにフォローすること、
   動いてくれているかどうかちゃんと確認することまで
   やらないともったいないよね。

   どうやって確認したらいいと思う?

部下に動いてもらいたいことは同じ。

でも、その伝え方は違っています。

どちらの伝え方の方が、相手(部下)に
行動を促しやすいかどうかは、
部下次第ではあります。

冒頭のような伝えられ方をしたほうが、
「なにくそ」と思って、行動を起こす部下も
いるかもしれません。

が、概して、
上司から自分の仕事の粗を指摘され、
叱責されながら、伝えられても、、
部下として「がんばって行動しよう」という
気持ちにはなりにくいと思います。

後者のように部下の労をねぎらいながら、
やるべきことを伝えられたほうが
「上司の言うとおりにやってみよう」
って気にさせられるのではないでしょうか?

ポイントになるキーワードは、

「せっかく」と「もったいない」。

「せっかく○○な苦労をしてくれているのに、
××をしないなんてもったいない」

この言い方、覚えておけると
かなり重宝します。

ちなみに、私はクライアント企業さんとの
会話では多用しています。

「現場の安全パトロールをしているなら、
なんで、その結果を横展開しないんですか?
横展開しないのなら、意味ないですよ」

ではなく、

「現場の安全パトロールをされているんですね。
それってスゴイことですよ。
なかなか継続できないです。

で、せっかくそれができているんですから、
パトロール結果の横展開もできるといいですよね。
横展開しないなんてもったいない気がします」。

「営業会議で成功事例の報告をさせているなら、
なんで、それを使える形に汎用化させないんですか?
なぜ、それを文書として残しておかないんですか?
それをしないなら報告させても意味ないですよ。
時間の無駄です」

ではなく、

「営業会議で成功事例の報告をさせているんですね。
成功事例を話せる機会があるってのは
部下にとってもモチベーション上がりますよね。

せっかく成功事例を話させているなら、
他の人が使えるように汎用化し
文書として残しておけるといいですよね」

って。



ポイントをまとめると、以下の通りです。

①相手がやれていることを見つける。

②それがやれていることを称賛する。

③「せっかく○○がやれているのに、
 ××しないのはもったいない」
 の構文で行動を促したいことを伝える。


やれていないことを行動につなげさせたいと思ったら、
こんな感じで伝えてみてください。

きっと今までと違った反応を部下から
得られると思います。

追伸:

「管理者の面談力を高めて、業務効率を上げたい!」

「管理者の面談力を高めて、売上アップにつなげたい!」

と思ったら、ご連絡ください。

問い合わせ

http://ui-kpc.com/index.php?inquiry



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